公文教室
凡須於各類文件上，例如契約書、證明書、其他依法令規定應加蓋印信等文件，須填寫用印申請單，經校長或依分層負責規定授權之單位主管核章後，至文書組或校長室用印。
凡於對外行文同時，公文之附件須蓋用印信者，承辦人應於附件上黏貼明顯之標籤提醒。
為節省行政作業流程，辦稿過程中，承辦人可於核章處，註記相關擬辦說明後，仍循簽核程序辦理，不需再填寫用印申請單。
1.需關防、校長職章、校長簽名章或校戳等用印場合
擬辦：「本案 奉核後，附件另移請文書組用印。」
2.需校長職名章、私章之用印場合
擬辦：「本案附件貼標處，陳請 鈞長用印，計有○份。」
用印文件於核定過程中有修正部分，如對方尚未用印，應予清稿後送文書組用印；如對方已先用印，請文書組於用印時於修正處加蓋校正章。
承辦人員應將完成發文、存查或其他辦結程序等辦畢之案件，於五日內，送交文書組辦理歸檔。
紙本公文歸檔時承辦人需填列以下資訊：
1.本校檔案分類暨保存年限。（可利用電子公文系統查詢）
2.案件頁碼：
(1) 辦畢之案件依文件產生時間先後排序裝訂，並逐件逐頁編碼，頁碼之編寫由上而下為之，先編本文，次編附件， 應以鉛筆於每頁正下方位置逐頁編寫，並於案件首頁右下角註明總頁數；文件為雙面書寫或列印者，亦同。
(2) 文件擺放順序：
簽呈＋附件
簽稿＋附件
簽呈＋函稿＋附件
分辦單＋（分辦單附件）＋來文正本＋來文附件
函稿＋函稿附件＋分辦單＋來文正本＋來文附件
附件已編有頁碼，或為書籍型式，不須另行編寫頁碼。
公文處理，包含自收文或交辦起至發文、歸檔止之流程。
1. 收文－總務處文書組收受外部機關之來文，並分文予相關業務單位
承辦。
2. 公文簽辦：指承辦人就處理該案公文之陳述、建議等，簽請長官核
示，包含擬辦、陳核、送會、核定等流程。
擬辦：指負責主辦之業務承辦人，對其職責範圍內的案件進行擬辦
或擬稿。
陳核：指案件經承辦人員擬辦或擬稿後，傳遞主管辦理核決或核
稿的過程。
送會：凡案件與其他單位業務相關者，應儘量會辦。各單位對於
他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，
一經會簽，即認為同意，應共同負責。
核定：指依分層負責規定，由最後決定人辦理公文之決行。
3. 發文處理－經判發之文稿，將紙本及電子檔送交總務處文書組辦理
發文。
4. 歸檔處理－承辦人將辦畢案件，送總務處文書組辦理清點歸檔。
國家機密文書分成「機密」、「極機密」、「絕對機密」三個等級，本校之國家機密文書係依來文所列之等級處理。
本校機密文書多為一般公務機密文書，列為「密」等級，以一般機密文書處理事項如下：
1.依政府採購相關法規，有保密之必要者。
2. 涉及隱私或其他個人資料，有保密之必要者。
3. 本校人事資料，有保密之必要者。
4. 調（檢）查或處理中之事項，有保密之必要者。
5. 因承辦公務而知悉或持有他人之營業（職業）秘密，有保密必要
者。
6. 具名或涉及具體內容之檢舉、陳情案件，有保密之必要者。但其已
自行公布檢舉、陳情內容者，不在此限。
7. 本校作成行政決策、意思決定前之擬稿或前置作業，有保密之必要
者。
8. 其他依法規或契約應行保密之事項。
機密公文之傳遞，應使用黃色公文夾及機密檔案專用封套，由承辦人或派專人親自持送，交承辦人員 或指定人員親自簽收，不得透過公文交換櫃傳遞。
機密文書應保密事項如下：
1. 文書之處理，不得隨意散置或出示他人；放置時應置於公文夾內，
防止他人探悉。
2. 下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於抽屜或公文櫃內並加
鎖。
3. 辦理機密文書之簽擬稿廢件，應即時銷毀。
4. 各經辦人員，不得以職務上之秘密作為私人談話、通信、撰文資
料。
5. 承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺失或判
斷可能洩漏、遺失時，應立即報告所屬主管查明處理。
6. 發現他人涉有危害保密之虞時，應加勸告，其不聽勸告或已發生洩
密情事時，應立即向主管報告。
納入檔案管理之一般公務機密文書，每年定期由文書組會同業務單位清查檢討，未標示保密期限或解除機密條件，其須變更機密等級或解密者，按以下程序辦理變更或解密手續。
1. 本校核定機密檔案（本校為原機密檔案之發文者）：（流程圖）
（1）本校主動檢討通知解降密：
a. 承辦單位認為有解降密之必要，填寫「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表」，經校內程序送陳核。
b. 經核定同意解降密後，承辦單位製作「機密文書機密等級變更或註銷通知單」，發文通知原受文機關辦理解降密；
若經檢討仍有繼續保密之必要，該機密檔案繼續保密。
c. 填具「機密等級變更或註銷紀錄單」並檢附「機密等級變更或註銷處理意見表」（正本）及通知原受文機關解降密之「機密文書機密等級變
更或註銷通知單」（影本），一併送至文書組辦理後續解降密事宜。
（2）他機關行文建議解降密：原受文單位來文建議本校辦理解降密事宜。
a. 承辦單位認為有解降密之必要，承辦單位填寫「機密等級變更或註銷處理意見表」，經校內程序送陳核。
b. 經同意解降密後，承辦單位製作「機密文書機密等級變更或註銷通知單」，發文通知原受文機關辦理解降密；若經檢討仍有繼續保密之必
要，該機密檔案繼續保密，並由承辦單位回函告知。
c. 填具「機密等級變更或註銷紀錄單」，並檢附「機密等級變更或註銷處理意見表」（正本）及通知原受文機關解降密之「機密文書機密等級 變更或註銷通知單」（影本），一併送至文書組辦理後續解降密事宜。
2. 他機關核定機密檔案（本校為原機密檔案之受文者）：（流程圖）
（1）本校主動檢討建議解降密：
a. 承辦單位填寫「機密等級變更或註銷處理意見表」，經校內程序送陳核。
b. 經核定同意解降密後，承辦單位製作「機密文書機密等級變更或註銷建議單」，發文建議原來文機關辦理解降密。
（2）他機關行文通知解降密：原來文機關來函通知辦理解降密事宜。
a. 由文書組會同承辦單位辦理來文簽核。
b. 承辦單位填具「機密等級變更或註銷紀錄單」，由文書組辦理後續事宜。
機密文書已標示保密期限或解除機密條件者，其保密期限已屆或條件成就時，承辦單位填具「機密等級變更或註銷紀錄單」，由文書組辦理後續事
宜。