凡須於各類文件上,例如契約書、證明書、其他依法令規定應加蓋印信等文件,須填寫用印申請單,經校長或依分層負責規定授權之單位主管核章後,至文書組或校長室用印。
凡於對外行文同時,公文之附件須蓋用印信者,承辦人應於附件上黏貼明顯之標籤提醒。
為節省行政作業流程,辦稿過程中,承辦人可於核章處,註記相關擬辦說明後,仍循簽核程序辦理,不需再填寫用印申請單。
1.需關防、校長職章、校長簽名章或校戳等用印場合
擬辦:「本案 奉核後,附件另移請文書組用印。」
2.需校長職名章、私章之用印場合
擬辦:「本案附件貼標處,陳請 鈞長用印,計有○份。」
用印文件於核定過程中有修正部分,如對方尚未用印,應予清稿後送文書組用印;如對方已先用印,請文書組於用印時於修正處加蓋校正章。
承辦人員應將完成發文、存查或其他辦結程序等辦畢之案件,於五日內,送交文書組辦理歸檔。
紙本公文歸檔時承辦人需填列以下資訊:
1.本校檔案分類暨保存年限。(可利用電子公文系統查詢)
2.案件頁碼:
(1) 辦畢之案件依文件產生時間先後排序裝訂,並逐件逐頁編碼,頁碼之編寫由上而下為之,先編本文,次編附件, 應以鉛筆於每頁正下方位置逐頁編寫,並於案件首頁右下角註明總頁數;文件為雙面書寫或列印者,亦同。
(2) 文件擺放順序:
簽呈+附件
簽稿+附件
簽呈+函稿+附件
分辦單+(分辦單附件)+來文正本+來文附件
函稿+函稿附件+分辦單+來文正本+來文附件
附件已編有頁碼,或為書籍型式,不須另行編寫頁碼。
公文處理,包含自收文或交辦起至發文、歸檔止之流程。
1. 收文-總務處文書組收受外部機關之來文,並分文予相關業務單位
承辦。
2. 公文簽辦:指承辦人就處理該案公文之陳述、建議等,簽請長官核
示,包含擬辦、陳核、送會、核定等流程。
擬辦:指負責主辦之業務承辦人,對其職責範圍內的案件進行擬辦
或擬稿。
陳核:指案件經承辦人員擬辦或擬稿後,傳遞主管辦理核決或核
稿的過程。
送會:凡案件與其他單位業務相關者,應儘量會辦。各單位對於
他單位送會之簽稿,如有意見應即提出,如未提出意見,
一經會簽,即認為同意,應共同負責。
核定:指依分層負責規定,由最後決定人辦理公文之決行。
3. 發文處理-經判發之文稿,將紙本及電子檔送交總務處文書組辦理
發文。
4. 歸檔處理-承辦人將辦畢案件,送總務處文書組辦理清點歸檔。
國家機密文書分成「機密」、「極機密」、「絕對機密」三個等級,本校之國家機密文書係依來文所列之等級處理。
本校機密文書多為一般公務機密文書,列為「密」等級,以一般機密文書處理事項如下:
1.依政府採購相關法規,有保密之必要者。
2. 涉及隱私或其他個人資料,有保密之必要者。
3. 本校人事資料,有保密之必要者。
4. 調(檢)查或處理中之事項,有保密之必要者。
5. 因承辦公務而知悉或持有他人之營業(職業)秘密,有保密必要
者。
6. 具名或涉及具體內容之檢舉、陳情案件,有保密之必要者。但其已
自行公布檢舉、陳情內容者,不在此限。
7. 本校作成行政決策、意思決定前之擬稿或前置作業,有保密之必要
者。
8. 其他依法規或契約應行保密之事項。
機密公文之傳遞,應使用黃色公文夾及機密檔案專用封套,由承辦人或派專人親自持送,交承辦人員 或指定人員親自簽收,不得透過公文交換櫃傳遞。
機密文書應保密事項如下:
1. 文書之處理,不得隨意散置或出示他人;放置時應置於公文夾內,
防止他人探悉。
2. 下班或臨時離開辦公室時,應將公文收藏於抽屜或公文櫃內並加
鎖。
3. 辦理機密文書之簽擬稿廢件,應即時銷毀。
4. 各經辦人員,不得以職務上之秘密作為私人談話、通信、撰文資
料。
5. 承辦機密文書人員,發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺失或判
斷可能洩漏、遺失時,應立即報告所屬主管查明處理。
6. 發現他人涉有危害保密之虞時,應加勸告,其不聽勸告或已發生洩
密情事時,應立即向主管報告。
納入檔案管理之一般公務機密文書,每年定期由文書組會同業務單位清查檢討,未標示保密期限或解除機密條件,其須變更機密等級或解密者,按以下程序辦理變更或解密手續。
1. 本校核定機密檔案(本校為原機密檔案之發文者):(流程圖)
(1)本校主動檢討通知解降密:
a. 承辦單位認為有解降密之必要,填寫「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表」,經校內程序送陳核。
b. 經核定同意解降密後,承辦單位製作「機密文書機密等級變更或註銷通知單」,發文通知原受文機關辦理解降密;
若經檢討仍有繼續保密之必要,該機密檔案繼續保密。
c. 填具「機密等級變更或註銷紀錄單」並檢附「機密等級變更或註銷處理意見表」(正本)及通知原受文機關解降密之「機密文書機密等級變
更或註銷通知單」(影本),一併送至文書組辦理後續解降密事宜。
(2)他機關行文建議解降密:原受文單位來文建議本校辦理解降密事宜。
a. 承辦單位認為有解降密之必要,承辦單位填寫「機密等級變更或註銷處理意見表」,經校內程序送陳核。
b. 經同意解降密後,承辦單位製作「機密文書機密等級變更或註銷通知單」,發文通知原受文機關辦理解降密;若經檢討仍有繼續保密之必
要,該機密檔案繼續保密,並由承辦單位回函告知。
c. 填具「機密等級變更或註銷紀錄單」,並檢附「機密等級變更或註銷處理意見表」(正本)及通知原受文機關解降密之「機密文書機密等級 變更或註銷通知單」(影本),一併送至文書組辦理後續解降密事宜。
2. 他機關核定機密檔案(本校為原機密檔案之受文者):(流程圖)
(1)本校主動檢討建議解降密:
a. 承辦單位填寫「機密等級變更或註銷處理意見表」,經校內程序送陳核。
b. 經核定同意解降密後,承辦單位製作「機密文書機密等級變更或註銷建議單」,發文建議原來文機關辦理解降密。
(2)他機關行文通知解降密:原來文機關來函通知辦理解降密事宜。
a. 由文書組會同承辦單位辦理來文簽核。
b. 承辦單位填具「機密等級變更或註銷紀錄單」,由文書組辦理後續事宜。
機密文書已標示保密期限或解除機密條件者,其保密期限已屆或條件成就時,承辦單位填具「機密等級變更或註銷紀錄單」,由文書組辦理後續事
宜。